新OA系统学校及部门行文和归档流程

操作指南

一、行文

（一）进入行文界面

1.方法1

从校园网站上统一门户网站上登录新OA系统。

进入系统后，点击“发文拟文”栏 ——进入“拟文”界面 ——点击“调用模板”——选择相应模板——点击“确定”。

如截图所示：

注意：一定要调用模板！否则流程走不起来。

调用模板选择：

上报文件选择校级发文（上行文）流程；

校内文选择校级发文（下行文或平行文）；

部门文选择部门发文；

会议纪要选择“会议纪要拟稿”

2.方法2

在流程办理模块进行选择：

（二）拟稿封面填写

出现拟稿封面界面后，下面以校级发文（下行文或平行文）为例：

在拟稿封面中，填写发文字号，院字文号或者部门文号等；

选择公开方式和紧急程度，

将文件标题填写至空格栏中，如截图：

如文件有附件，请点击“插入”——选择“上传附件”，

注意：拟稿封面上的附件名称需手动输入。

拟稿封面下半页：“主送”，请点击蓝色小方框进行选择，可以选择相关部门，或者在机构组里选择“各系部、处室”、“各党总支”等群组。如下截图所示。

或

“印发机关”，一般选择“党委（院长）办公室”；

“印制份数”：为推进无纸化办公，现只印2份供办公室存档，等文件归档后可自行下载打印。

特别注意：成文日期和印发日期在院领导或部门负责人签发后填写。

院领导或部门负责人签发日期、成文日期、正文落款日期3者需保持一致。

（三）正文填写

   1. 正文输入流程:

“正文”界面就是一般word界面，按文件内容直接复制。

注意：请在正文中输入文件标题，新系统不会出现双标题现象。

2.正文格式：

文件标题：方正小标宋简体，2号字体，居中；

正文：仿宋-GB，3号字体

一级标题：黑体，3号字体(不加粗)

二级标题 :楷体GB ，3号字体

行间距：单倍行距

如截图所示：

注意：

方案、制度等文件需在文件正文前加一个“帽子”，请在“帽子”中注明制度或方案经过什么时间、什么会议研究通过。通用格式如下：

正文内容填好后，请点击截图中“小箭头”（相当于保存）出去；

正文和拟稿封面全部填写完整后，请点击“发送”，文件流转到下一步骤。

文件签发审核后，最后一步会到各部门公文管理员账号中，请进行“套红头”和“盖签章”步骤，后续进行归档操作。

二、归档

（一）校级层面文流程全部走完后，由办公室进行归档。

（二）部门层面文归档

部门公文管理员请将本部门行的文归档到

流程如下：

1.当部门行文流程走完，到最后一步即部门公文管理员账号中

2.进入文件，找到归档入口

3.选择归档文件夹，如办公室就选择办公室文件夹

4.完成操作后，可在以下模块查找到该文件

流程全部完成后，可下载下来打印。

特别注意:含涉密信息文件和不宜公开的文件不得从OA系统行文。