各系部、处室：
根据学院统一要求，进一步加强会议安排的统筹协调，便于广大师生阅知，提高工作效率，请各部门每周报送主要会议（活动）安排情况，现将有关事项进一步重申明确如下：
一、报送会议的界定范围
1.报送会议的主要包括：由部门牵头承办的全院性会议；涉及跨部门的有一定规模的会议；学院专题会议；有院级领导参加的其他重要会议或活动。其中，部门会议、临时性小范围会议不在其列。
2.根据八项规定要求，请尽量精简各类会议数量，控制会议规模，缩短会议时间。每周四为“无会日”，原则上不安排学院会议。
二、接受报送的起止时间
1.周五至周一上午10:30，牵头部门经请示院领导同意后，在规定时间内主动填报《每周学院主要会议（活动）报送表》发送至办公室邮箱ahjdbgs@126.com。联系电话：秘书科5975086。
2.为确保每周一及时发布当周主要会议（活动）汇报信息，请各部门按时间要求报送，因故延迟报送会议信息会造成不在统计之列。
三、填报的格式及内容
每周学院主要会议（活动）报送表 （请在栏目中填写完整后按规定时间报送） |
日期 （星期） |
时 间 （时、分） |
地 点 |
会议（活动） 名称 |
牵头 院领导 |
参加 人员 |
承办 部门 |
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请各责任单位具体负责会议通知、会务安排、前期准备等会务工作。 |
办公室收到各部门报送的会议信息，经统筹协调后制作《学院一周主要会议（活动）安排表》，每周一发布在OA系统及校园网公告栏，以便周知。
四、召开地点的预约登记
1.会议室（报告厅）有关信息
根据《安徽机电职业技术学院报告厅和会议室使用管理规定（试行）》（院字〔2015〕27号）的文件要求，314、319、416三个小型会议室使用实行登记备案制，按照先备案，后使用的程序，会前到办公室预约登记。306会议室、一楼和五楼报告厅的使用实行申请制，按照先申请、后使用的程序，填写《安徽机电职业技术学院会议室、报告厅使用申请表》，会前安排专人和办公室对接会务等事宜。报告厅供学院重要报告、大型会议、讲座等院级活动使用，一般不另作他用。各系部独立举行的非全校性活动要从严控制使用报告厅，学生活动原则上不得使用。
综合楼会议室情况
序号 |
会议室 （报告厅）名称 |
座位数（个） |
备注 |
1 |
314会议室 |
38 |
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2 |
319会议室 |
38 |
有投影仪 |
3 |
306会议室 |
60 |
有投影仪、话筒、电子屏，供校内重大会议（活动）、重要来访接待使用 |
4 |
416会议室 |
35 |
有投影仪 |
5 |
一楼报告厅 |
360 |
有投影仪、话筒、电子屏，供大规模的重要会议（活动） |
6 |
五楼报告厅 |
110 |
有投影仪、话筒、电子屏， 供大规模的重要会议（活动） |
2.会议室调配原则：核算参会人数规模的基础上按照申请的先后顺序为主，确有冲突时须服从办公室的协调调配。
3.306会议室每周一安排党委会、院长办公会、党政班子碰头会，除重要对外公务接待外周一不安排其他会议。
4.席卡登记：使用席卡请提前一天到办公室登记领取；并于会后及时送还办公室。
本通知即日起施行，请遵照执行。
党委（院长）办公室
2017年11月16日
